eKeski-Pohjanmaa
Aika Torstai 21.2.2019 klo 14.06-15.35

27§ Tilannekatsaus ja toimintasuunnitelma

Keski-Pohjanmaan liitto on 13.12.2018 tehnyt hankkeelle uuden rahoituspäätöksen 12.9.2018 lähetetyn muutoshakemuksen mukaisesti. Päätöksellä hankkeen toteutukselle on myönnetty jatkoaikaa 30.11.2019 saakka. Rahoituspäätös toimitettu esityslistan liitteenä.

Projektipäällikkö Heidi Luomala esitteli hankkeen tilannekatsauksen ja tarkennetun toimintasuunnitelman.

TP1: Nykytilaselvitys:
Kohderyhmien näkemysten, osaamisen nykytilanteen ja tulevien tarpeiden selvittäminen
  • kuntien yhteiset digityöpajat: henkilöstö
  • VideoVisit -perehdyttämistilaisuus: henkilöstö
  • Eläkeliiton syyskokous: palveluiden käyttäjät
  • VRK:n digitukiverkoston työpaja: digituen tarjoajat
Osallistuminen ja tiedon tuottaminen VM:n Digikuntakokeilussa MDI:n toteuttamaan arviointityöhön

TP2: Kehittämis- ja toimintasuunnitelmat:
  • hankkeen järjestämät tilaisuudet (mm. kuntien yhteiset digityöpajat, VideoVisit-perehdyttämistilaisuus)
  • lisätiedon hankinta digitalisoitumisen välineistä ja sähköisistä ratkaisuista sekä niihin liittyvät vertailut sekä osallistuminen digitalisaatiota edistäviin tilaisuuksiin
  • perustettu suunnittelutyöryhmä ja laadittu digitukikiertueen suunnitelma
TP03: Toimintamallien kokeilut:
  • Kuntien yhteisissä digityöpajoissa kartoitettiin yhtymäpintoja kuntien yhteiselle kehittämiselle ja tunnistettiin yhteisiä teemoja, joiden digitalisoinnin kehitystoimia lähdettiin priorisoimaan
  • Kokkolan kaupungin kanssa pohdittu ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksista palveluprosessien parantamiseksi
  • Soitessa:
    • laadittu VideoVisitin aikataulutettu pilotointisuunnitelma 7 yksikölle
    • laadittu yksiköille muistilista VideoVisitin käyttöönottamiseksi
    • Healthcare Buddy -sovelluksen käyttöönoton suunnittelu aloitettu
TP04: Viestintä, osaamisen lisääminen ja muutosvalmennus:
  • Hankeviestintä: www, markkinointimateriaalit, mediatiedotteet, Instagram-tili, etäosallistumisen mahdollistaminen, jalkautuminen ja haastattelut
  • Tiedon levittäminen: tiedotustilaisuudet, verkostoituminen, hankeyhteistyö, näkyminen julkisuudessa, WhatsApp-ryhmä
  • Osaamisen lisääminen: koulutukset, seminaarit, verkostotapaamiset, työpajat
  • Toimiminen esimerkkinä "e-hengessä": paperittomuus, pilvipalvelut, etäkokoukset, etäosallistuminen
  • Toimintakulttuurin digimuutosta edistetty mm. hankkeen järjestämissä tilaisuuksissa, digitukikiertueen suunnittelussa kiertuekumppaneiden rekrytoinnissa
TP05: Projektihallinto:
  • Hallinnointi
    • Raportointi, maksatukset ja jatkohakemus
    • Ohjausryhmän kokoukset 30.8. ja 5.-9.11.
    • Työaikakirjaukset
    • Kilpailutukset ja hankinnat: digityöpajat, asiantuntijapalvelut
    • Koordinointi: digitukikiertue
    • Lausunnot, toimintamallit yms. (VM:n Digikuntakokeilujen erillisarvioinnit, Innokylä)
  • Resurssointi
    • Asiantuntijan perehdyttäminen, projektipalaverit, toiminnan suunnittelu ja aikataulut
  • Tiedottaminen ja yhteistyö
    • Digityöpajoihin osallistujat, digitukikiertueen paikalliskoordinoijat ja kumppanit
Tulevat toimenpiteet/kunnat:
  • O365-pilvipalveluiden käyttöönotto jatkuu (yhdessä KaseNet Oy:n kanssa)
  • Tilavarausprosessin uudistamiseksi selvitetään vaihtoehtoisia mielellään kaikille yhteisiä ratkaisuja (yhdessä KaseNet Oy:n kanssa)
  • Kuntien digityöpajat -> mahdolliset jatkotoimet
  • Maakunnallinen Tartu digiin -kiertue
  • Kokkolan kaupungilla RPA-automaatiolle otollisten liiketoimintaprosessien tunnistaminen + mahdollinen pilotointi
Tulevat toimenpiteet/Soite
  • Toiminnan ja palveluiden yhteentoimivuuden parantaminen
  • eSeniorit-toiminnan vakiinnuttaminen
  • VideoVisit-pilottien toimeenpano
  • Osallistuminen Tartu digiin -kiertueelle
  • Suomi.fi-viestit palveluiden käyttöön
  • BuddyCaren käyttöönotto
Haasteita:
  • kehittämistyöhön ei sitouduta
    • kokonaisuuden hallinta sirpaleista -> organisaatiotasoinen yhteisymmärrys puuttuu
    • strategiasta johdettua digitaalista tiekarttaa ei ole tai muutossuunnittelu on tehty ylätasolla liian kaukana/irrallaan operatiivisesta toiminnasta
    • digitalisaatiota tai sen hyötyjä ei ymmärretä
  • resurssointi
    • jatkuva kehitys edellyttää resursseja, projektihenkiöstön vaihtuvuus

Projektipäällikkö:
Merkitään rahoituspäätös ja tilannekatsaus tiedoksi. Ohjausryhmä hyväksyy hankkeen jatkotoimet.

Ohjausryhmä:
Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
---


© Kasesoft Oy