Maaseutulautakunta
Aika Keskiviikko 7.3.2018 klo 10-12.15

7§ OFFICE 365 KÄYTTÖÖNOTTO MAASEUTUYKSIKKÖ KASEKASSA

Seutukunnan kuntien it-vastaavat ja Kasenetin edustajat ovat pitäneet yhteisen kokouksen 3.10.2017. Kokouksessa oli noussut esiin mm. tarve sähköisistä kalentereista ja tilavarauksista kuntien päättäjille. Ongelmana on, että kunnat ovat O365:n käytön kanssa kaikki eri vaiheissa (on käytössä, käyttöönotto on suunnitteilla tai ei ole käytössä) eikä kukaan koordinoi/hallinnoi kokonaisuutta, vaan kaikki toimivat itsekseen. Toimintamalli on hajanainen ja vaikeuttaa siten yhteiskäyttöä sekä se vaatii joka kunnassa resursseja.
 
 eKeski-Pohjanmaa -hankkeen tavoitteena on mm. edistää kuntien sähköisten palveluiden kehittämistä. Hankkeen taholta kunnille ehdotetaan kehittämistyön yhdeksi lähtökohdaksi Office365 -ympäristön käyttöön ottoa kaikissa seutukunnan kunnissa. Hanke esittää seutukunnan johtoryhmän päätettäväksi, että O365 otetaan käyttöön kaikille yhteisenä sähköisenä työskentely-ympäristönä. Käyttöönottoa voidaan edistää eKeski-Pohjanmaa -hankkeen avulla. O365- ympäristöä hallinnoitaisiin ja tuettaisiin jatkossa KaseNetin toimesta. 


Tavoitteena on O365 -ympäristön keskitetty ja yhtenäinen hallinta sekä tietoturva, so. kaikki kuntaorganisaatiot yhteen samaan O365-ympäristöön ja ylläpito ostetaan KaseNetista (vastaavasti kuin maakunnat ja Vimana). Jos muutos päätetään ottaa eKeski-Pohjanmaa -hankkeessa esim. sisäisen toiminnan ja yhteistyömallin uudistamisen pilotiksi, voidaan käyttäjäkoulutusten hankinta kilpailuttaa ja toteuttaa hankkeen kautta ostopalveluna. Kunnissa tulisi olemaan paikallinen käyttäjähallinta ja -tuki. Käyttöönotto tulisi toteuttaa vaiheittain esim. seuraavalla tavalla:
----sähköposti ja kalenteri
----Office peruspalvelut (Word, Excel, PowerPoint)
----Skype (pikaviestit, kokoukset ja koulutukset, läsnäolotiedot)
----OneDrive (tiedostohallinta)
----SharePoint ja Delve (intrat ja työtilat).
 
Maaseutuyksikkö KaseKan kohdalla sähköinen työympäristö on ollut jo jonkin aikaa mietinnässä johtuen monesta eri toimipaikasta ja työn liikkuvuudesta. Etua sähköisestä ympäristöstä saadaan kun sijaistetaan eri toimipaikoissa olevia työntekijöitä ja kokouskäytäntöä voidaan tarvittaessa muuttaa sähköisempään suuntaan. Tietoturva myös paranee ja toisaalta uudessa ympäristössä työntekijöiden tiedostot ovat käytössä puhelimilla, tableteilla ja tietokoneilla liikkuvassa työssä. Etuna voidaan pitää toimisto-ohjelmien ajantasaisuutta jolloin aina on käytössä uusin versio Word, Excel, Powerpoint ohjelmistosta. Käynnissä olevan eKeski-Pohjanmaa hankkeen kautta saamme myös koulutusta sähköisen työympäristön käyttöönottoon. Maakuntauudistuksen toteutuessa meillä on jo kokemusta melkein kahden vuoden ajalta sähköisen työympäristön käytöstä, jolloin voimme sujuvasti jatkaa ympäristön käyttöä uudessa organisaatiossa.
 
Kustannuksiksi muodostuu n. 10,40 €/kk/käyttäjä alv0%.
 
Johtava maaseutuasiamies:
Maaseutulautakunta merkitsee tiedoksi Office 365 käyttöönoton.
 
Maaseutulautakunta:
Hyväksyttiin.


© Kasesoft Oy