Maaseutulautakunta
Aika Tiistai 8.3.2016 klo 10.00-11.59

3§ MAASEUTULAUTAKUNNAN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA

Suomen Kuntaliitto on antanut määräykset ja suositukset maaseutuelinkeinopalvelujen asiakirjojen säilyttämisestä.  Arkistolain (831/1994) 12 §:n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.  Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää.

Arkistolain (831/1994) 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.  Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sekä ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa.  Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty.  Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Viljelijätuissa on vuodesta 2013 osittain siirrytty sähköiseen arkistointiin.

Johtava maaseutuasiamies
Tukia koskevat päätökset ja hakemukset liitteineen säilytetään viljelijän tukihakemuksen käsittelykunnassa vähintään 10 vuoden ajan kyseessä olevasta hakemuksesta suoritetusta viimeisestä maksatuksesta lukien paloturvallisessa ja ulkopuolisilta suljetussa tilassa.

Vuoden 1995 kokonaan tai osittain EY-rahoitteisten tukien hakemukset liitteineen ja niistä annetut päätökset säilytetään pysyvästi. (arkistolaitoksen päätös 26.2.2002 Ka 10/43/02)

Sähköisen asiahallinnassa noudatetaan Maaseutuviraston ohjetta sähköisen viljelijätukihaun sähköisestä asianhallinnasta ja arkistoinnista (Dnro 401/55/2013)

Maaseutulautakunta hyväksyy maaseutulautakunnan arkistonmuodostussuunnitelman ja sitä noudatetaan Lestijärven kunnassa ja soveltuvin osin sopimuskunnissa vuodesta 1995 lähtien saapuneiden maataloushallinnon asiapapereiden säilyttämisessä.

Kuntien välisessä sopimuksessa ei ole mainintaa arkistoinnista.  Todetaan, että Maaseutuvirasto vastaa sähköisestä arkistoinnista ja että maaseutuyksikkö KaseKa noudattaa Mavin ohjeita sähköisten asiakirjojen käsittelyssä.

Maaseutulautakunnan arkistonmuodostussuunnitelma lähetetään tiedoksi myös muille KaseKan alueen kunnille.  Yhteistoiminta-alueen kunnat huomioivat soveltuvin osin maaseutuhallinnon osalta tässä hyväksytyn arkistonmuodostussuunnitelman.

Arkistonmuodostussuunnitelma esitellään kokouksessa.

Maaseutulautakunta
Hyväksyttiin.


© Kasesoft Oy